Погрешности в учете рабочего времени и оплате труда, несистематизированный подход к онбордингу и развитию сотрудников, недостаток контроля за выполнением задач и сроками, неудовлетворительное взаимодействие с сотрудниками и отсутствие обратной связи, отсутствие инструментов для анализа продуктивности работы сотрудников — это самые неочевидные ошибки в управлении персоналом, но при этом они оказывают прямое влияние на бизнес.
В данной статье приведу пример организации досок Jira с использованием автоматизаций, которые помогают сэкономить прорву времени HR-специалисту.
Содержание:
Для чего нужна база данных сотрудников
Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira
Онбординг сотрудников
Корпоративная папка с документами сотрудника
Формирование договора
Проверка договора
Выдача доступов
Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам
Логирование операционного времени
Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда
Как узнать, что пришло время для автоматизации управления персоналом?
Что еще стоит автоматизировать?
Для чего нужна база данных сотрудников
База данных о сотрудниках выполняет ряд функций:
Для менеджмента — это возможность быстро получить информацию о сотруднике, его контакты, позицию, проекты, линки к документам и др.
Для сотрудников — возможность посмотреть профили коллег и узнать немного больше о своей команде, а также вести свой собственный профиль, где сохранены ссылки на персональные документы и иная профессионально-личностная информация. Это как персональная страничка сотрудника, его рабочий стол, который можно организовать по желанию: хранить там ссылки, которые нужны в работе, добавить любую информацию, написать историю о себе и др.
Создание открытой доски с профилями коллег — хороший способ наладить коммуникацию, тем более если команда распределенная.
Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira
До того как стать сотрудником каждый кандидат проходит воронку рекрутинга и в случае принятия оффера получает статус Принят (Apply).
Завершение процесса рекрутинга можно ускорить, настроив автоматическую отправку письма со ссылкой на форму создания договора, где кандидату необходимо будет указать паспортные данные и другую личную информацию, которая будет содержаться в договоре.
Как только новый сотрудник заполнил форму — автоматизация создает карточку сотрудника на доске в Jira.
Онбординг сотрудников
Новая карточка сотрудника попадает в первую колонку канбан-доски со статусом Onboarding.
В карточку нового сотрудника автоматизацией можно добавить данные:
уже известная информация о кандидате: контакты, позиция, дата старта работы,
ссылка на автоматически сформированный договор и персональную папку со всеми документами и сканами,
регламент действий для ответственного сотрудника, который занимается документооборотом в компании — этот же сотрудник назначается Исполнителем задачи.
Самый первый и главный процесс при приеме на работу — заключение договора: его формирование, согласование с руководителем и подписание. Заключение договора состоит из достаточно простых и рутинных действий, которые однако требуют высокой внимательности.
Корпоративная папка с документами сотрудника
До того, как будет составлен договор, необходимо создать место, где он будет храниться. Можно использовать, например, специальную папку на Google Диске, где будут сохраняться все документы сотрудника в будущем. В карточке сотрудника также должна быть ссылка на эту папку, но доступ к ней должен быть предоставлен только определенным лицам. Такие мануальные действия легко могут быть автоматизированы.
Настроенная автоматизация может достать, например, из HR-таблички данные, которые о себе заявил человек. И в дальнейшем подтянуть в папку необходимые документы и файлы (приложения, табличка с чеками и др.).
Расположение всех документов в одном месте по определенному человеку важно не только с точки зрения системной организации базы данных, но также на этом можно завязать сопоставлении его финансовых и производственных учеток.
Формирование договора
И так, персональная папка сотрудника создана и в ней формируется Договор, в который подтягиваются данные из Формы договора. Как написано выше, вся автоматизация начинается именно с заполнения Формы договора.
В Форму договора помимо личной информации новый сотрудник прикладывает фотографию лица и паспорта — процедура удаленной аутентификации личности. Без этой фотографии договор не может быть согласован.
Если прием на работу осуществляется онлайн, то удаленная аутентификация выступает в качестве элементарной безопасности, где наниматель будет уверен, что это реально существующий человек, паспортные данные в Форме соответствуют тем, что на фотографии, что он, например, самозанятый и др.
Как только папка и договор сформированы, автоматически создается карточка сотрудника на доске с четким регламентом действий по проверке договора со всеми ссылками.
Проверка договора
Сформированный договор нужно ставить на проверку компетентному сотруднику (например, бухгалтеру подтвердить платежные данные) — это важная и неотъемлемая часть онбординга, которая проводится полуавтоматизированным способом. Стоит предусматривать и включать такие шаги в автоматизации, это избавит процессы от человеческих ошибок.
Ответственный сотрудник назначается Исполнителем задачи, а автоматизацией ему будет отправлено уведомление в корпоративный чат от бота, что нужно проверить договор: личную информацию, дату договора, адрес, позицию и обязанностях сотрудника в компании, реквизиты, а также провести аутентификацию личности.
Далее автоматизация может быть настроена так:
если со сформированным документом все в порядке — ставится лайк
Интересные статьи
Интересные статьи
