Агентство Health New Zealand (HNZ), управляющее системой общественного здравоохранения Новой Зеландии, как выяснилось, использует единую электронную таблицу Excel в качестве основного источника данных для управления своими финансами. Это привело к целому ряду ошибок и неверному планированию бюджета.
HNZ создали в 2022 году в качестве замены 20 окружных советов по здравоохранению в надежде, что оно будет более рентабельным и сможет предоставлять услуги последовательнее. Бюджет организации оценивается в 28 млрд новозеландских долларов ($16 млрд).
Изначально агентство предсказывало, что бюджет останется стабильным и в текущем финансовом году. Однако недавний аудит финансов установил, что HNZ потеряла «контроль над критически важными рычагами, которые определяют финансовые результаты», и была «неспособна выявлять и реагировать на разрыв между расходами и доходами».
В документе аудита Deloitte указано, что электронная таблица Excel была «основным файлом данных, используемым HNZ для управления своими финансовыми показателями» и применялась для «консолидации, журналов, критически важной для бизнеса отчётности и анализа».
Аналитики указали на несколько крупных проблем с этой таблицей:
финансовая информация часто была «жёстко закодирована», что затрудняло отслеживание источника или обновление потока данных;
HNZ не выявляла неправильные начисления и даже их задваивание;
изменения предыдущих периодов и ошибки FTE (эквивалента полной занятости) в финансовых отчётах округов не передавались в консолидированный файл;
электронной таблицей было легко манипулировать, поскольку отслеживание исходной информации было ограничено, а данные не поступали напрямую из бухгалтерских систем;
форма Excel была подвержена человеческим ошибкам, таким как случайный ввод числа или пропуск нуля.
Наконец, аналитики сообщили, что «консолидация ежемесячной финансовой отчётности обычно занимала 12–15 дней, а анализ — пять дней».
«Использование файла электронной таблицы Excel для отслеживания и отчётности по финансовым показателям для организации с расходами в 28 млрд новозеландских долларов вызывает серьёзные опасения, особенно когда в IT-ландшафте присутствуют другие более подходящие системы», — говорится в отчёте.
Между тем министр здравоохранения Новой Зеландии Симеон Браун рассказал, что HNZ управляет «примерно 6000 приложений и 100 цифровых сетей». По его словам, члены старшей руководящей группы HNZ «только что начали еженедельные личные встречи и продолжают работать из разных офисов, несмотря на то, что большинство из них живут в Окленде, а организация существует два с половиной года». Симеон пообещал изучить «создание отдельного подразделения инфраструктуры здравоохранения для управления физическими и цифровыми активами».
Тем не менее, министр не предложил решения для проблемы с хранением данных в таблице Excel.
Использование данных в Excel уже не раз становилось причиной различных инцидентов. Так, в период пандемии Национальная служба здравоохранения Великобритании потеряла результаты ковид-тестирования в процессе конвертации файлов из формата CSV в XLS, который поддерживает только в районе 65 тысяч строк. Тогда были потеряны данные о 15 841 пациенте.
А в 2024 году новый руководитель команды Williams «Формулы-1» Джеймс Воулз обнаружил, что руководители различных служб несколько лет использовали файл Excel с таблицей из более чем 20 тыс. строк, в которых указаны все необходимые для проектирования и сборки болида автомобильные запчасти и детали. «Невозможно ориентироваться и невозможно что-то обновить. В этом колоссальном файле Excel не было информации о том, сколько стоит каждая из этих деталей и сколько времени потребовалось на их производство, а также о том, были ли эти детали уже заказаны. Определение приоритета одной секции автомобиля над другой, от производства до проверки, было невозможным», — отмечал Воулз.
